IT-Konzeption und Ausschreibung

EVB-IT mit weniger Tränen - kriegen wir hin!

Technische und vergaberechtliche Aspekte zusammendenken. Von Anfang an

Der Weg zur erfolgreichen Ausschreibung

Behörden und nachgeordnete Einrichtungen sind an strenge EU-rechtliche Vergabekriterien gebunden. Ab einem bestimmten Schwellenwert können sie nicht frei bestimmen, wen sie beauftragen wollen. Die Ausschreibung sollte vergaberechtlich möglichst unanfechtbar sein, ebenso der Bewertungs- und Auswahlprozess. Erfahrene Ausschreibungsbegleitung ersetzt keine juristische Prüfung. Sie kann aber frühzeitig auf Fallstricke hinweisen und dafür sorgen, dass an alles Wichtige gedacht ist. Dazu zählen realistische, UfAB-konforme Leistungsbeschreibungen, damit auch der spätere Auswahlprozess auf sicheren Füßen steht.

Musterverträge

Bund, Ländern und Kommunen stehen verschiedene EVB-IT Musterverträge zur Verfügung, die nahezu das gesamte Anwendungsspektrum der IT-Beschaffung abdecken.

Quelle: Beauftragter der Bundesregierung für IT, www.cio.bund.de

Der Kern: Ein gutes Konzept

Die formalen Dinge wie die ergänzenden Vertragsbedingungen (EVB) sind das Eine. Der Kern einer Ausschreibung liegt aber woanders: in der IT-Konzeption. Schauen, welche IT-Strukturen es schon gibt, wo die Nahtlinien zwischen Alt und Neu verlaufen, wie man das Neue (be)schaffen und integrieren kann: Das ist reine Konzeptarbeit. In dieser Phase brauchen Behörden Unterstützer wie DResearch. Wir sind technisch auf der Höhe der Zeit, kennen das Vergaberecht genauso gut wie den Markt und können uns in die Kultur und Bedürfnisse unseres Kunden einfühlen. Das Ergebnis sind Leistungsbeschreibungen, die den tatsächlichen Bedarf widerspiegeln. Und Konzepte, wie man dorthin gelangen kann. Die perfekte Basis also für Ausschreibungen, die ihr Ziel erreichen.

IT-Konzeption und Ausschreibungsbegleitung - unser Vorgehen

IT-Konzeption

IT-Konzeptionen basieren auf einer Ist-Analyse und einer Marktsichtung mit anschließender Soll-Konzeption und Integration in die Prozess- und IT-Landschaft des Kunden. DResearch unterstützt bei der Erstellung der IT-Konzeption und hat dabei die technischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen im Blick.

WiBe

Für öffentliche IT-Investitionen erfolgt die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) auf Grundlage der Empfehlungen der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (CIO Bund). DResearch unterstützt Bundes- und Landesbehörden bei der WiBe-Erstellung.

Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist wesentlicher Bestandteil öffentlicher und privatrechtlicher Ausschreibungsunterlagen. DResearch unterstützt dabei, die vorgesehenen Leistungsmerkmale, zu denen sich der Verkäufer oder Auftragnehmer vertraglich verpflichtet, im Detail aufzustellen.

Bewertungsmatrix

Mit der transparenten, vollständigen und verbindlichen Festlegung der Zuschlagskriterien setzt der Auftraggeber wesentliche Bedingungen der Ausschreibung. DResearch unterstützt bei der Definition von Ausschluss- und Bewertungskriterien (A- und B-Kriterien) in der Bewertungsmatrix.

Bietergespräche

Anhängig von der Art der Vergabe erhalten Bieter, die in die engere Wahl kommen, die Möglichkeit, ihr Angebot im Rahmen eines Bietergespräches zu präsentieren und Nachfragen zu beantworten. DResearch begleitet die Vorbereitung, Führung und Auswertung der Bietergespräche.

Einmal im Leben

Gerade bei großen IT-Projekten der öffentlichen Hand besteht die Herausforderung darin, dass die Behördenmitarbeiter ihre Bestandssysteme und deren Kontext sehr genau kennen. Was häufig fehlt, ist die Kenntnis der technischen und rechtlichen Anforderungen an öffentliche Ausschreibungen. Kein Wunder: Denn mancher Mitarbeiter hat so ein Projekt höchstens einmal in seinem Berufsleben zu stemmen. Gut, wenn man an dieser Stelle erfahrene Menschen an der Seite hat, die über den technischen und/oder rechtlichen Sachverstand verfügen. Und die unverdächtig sind, eigene Interessen zu verfolgen.

Wir können beides: entwickeln und beraten. Von dieser Kombination profitieren unsere Kunden in Industrie und Verwaltung, weil sie schon in der Ausschreibungsphase ein klares Bild davon gewinnen, was sie genau brauchen und wie der Weg dorthin aussieht.